Az Archive szó etimológiája a latin "Archivum" szóból származik, ami azt jelenti, hogy "a bírák lakóhelye". Manapság a fájl fájl azt a helyet vagy rendeltetési helyet jelöli, ahol az emberek vagy intézmények által létrehozható dokumentumokat tárolják és megőrzik, és ezért a fájlok lehetnek magán vagy nyilvánosak.
Bármely archívum alapvető célja, hogy dokumentumok tárolhatók, megrendelhetők és osztályozhatók legyenek, hogy amikor át kell keresni őket, hatékonyan és gyorsan megtalálhatók legyenek.
A számítástechnika világában a fájl (vagy fájl, angol nyelvű) kifejezést általában arra használják, hogy "bitek vagy bináris információk" alapján olyan adatokra vagy digitális információkra utaljon, amelyek menthetők és később meglévő alkalmazások a számítógépen vagy bármely más technológiai eszközön. A számítógépes fájl a számítógép merevlemezén van tárolva, és tartalmaz egy nevet és az azt tartalmazó mappa kiterjesztését (például: fájlnév.ext).
Ne feledje, hogy a fájlokat nem minden egyformán tárolja a számítógép, a szöveges fájlokat másképp menti, mint a kép-, videó- vagy zenefájlokat; A merevlemezen elfoglalt hely sem azonos, mivel tartalmuk eltér. A digitális fájlok előnye, hogy áthelyezhetők, másolhatók, törölhetők, megváltoztathatók a helyük stb. Számítógépeinkről például a közösségi hálózatok is megoszthatják őket, és e-mailben elküldhetik őket.
Figyelembe kell azonban venni, hogy a levéltárak az emberiség történelmének részét képezik, mióta életét rögzíteni kezdte, mivel a legfontosabb adatokat vagy dokumentumokat mindig fizikai archívumokban tárolták, mivel nem volt a mai technológiával. Ezeket a dokumentumokat nagy raktárakban, dobozokban vagy polcokon tárolták. Bár az egyik legnagyobb hátránya, hogy az idő múlásával elkerülhetetlen a papír romlása, és minden tartalmukat elveszítik. Ennek ellenére nem feledkezhetünk meg arról, hogy sok olyan könyv és fizikai dokumentum létezik, amelynek emblematikus történelmi értéke van, ezért megpróbáljuk mindig a lehető legjobb állapotban tartani őket.
