A Memorandum kifejezés latin eredetű, és spanyolra fordítva azt jelenti: „valami, amire emlékezni kell”. Erre ok, az fogalmának használata elfogadja számos felhasználási. Ezért elmondható, hogy a memorandum alapvető elfogadottságában van, egyfajta jelentés, amelyet egy személynek vagy egy csoportjuknak címeznek, amelyben kifejeződik valami, amit egy adott ügyben figyelembe kell venni. Másrészt meghatározható notebookként vagy annotátorként is, amelyben megjegyzik azokat a dolgokat, amelyekre az embernek a jövőben emlékeznie kell. A memorandumban különféle típusú információkat lehet kijelölni, például értesíteni néhány last minute információt, különleges kérést stb.
A diplomáciai világban a memorandum az emlékezetnél és a jegyzetnél kevésbé hangsúlyos kommunikációra utal, amelyben összefoglalják az események és okok sorozatát, amelyeket a nagyobb jelentőségű ügyekben figyelembe kell venni. A diplomáciai memorandumokat a szerkesztő általában nem írja alá. Megjegyzendő, hogy a RAE egyértelművé teszi azt is, hogy a memorandum egy olyan jegyzetre utalhat, amelyet kézzel küldnek ugyanazon a társaságon vagy szervezeten belüli személynek. Annak ellenére, hogy a helyes szó memorandum, manapság az emberek gyakran helyettesítik a memorandumot, az eredeti szó többes számának levezetését.
A memorandum rögzített elemek sorozatából áll, amelyekbe nagyon releváns adatokat kell elhelyezni, és ezeknek köszönhetően meg lehet különböztetni más informatív és kommunikációs szövegektől. Ezen elemek közül a legfontosabbak említhetők, például: helyszín, dátum, kinek szól, tárgy, szövegtörzs, búcsú, aláírás, másolat a feladó számára és szükség esetén lábléc.
Fontos megjegyezni, hogy a memorandumok nem rendelkeznek záró bekezdéssel, mivel az információkat egyszerűen aláírással és bélyegzővel továbbítják és véglegesítik. A memorandum megírásához használt nyelvnek azonban formálisnak kell lennie, hogy tiszteletet adjon, és felidézze a közlendő és továbbítandó ügy fontosságát.
