A bizonylatok, mint dokumentumok, bizonyítékként szolgálnak. Tegyük fel, hogy egy ember gázüzemeltetőt vesz fel, hogy új kapcsolatot létesítsen a házában. Mindketten egyetértenek abban, hogy a fizetést két részletben teljesítik: Amikor a lakástulajdonos először fizet, a gázszolgáltató nyugtát ad neki, amely rekordszerűen működik. A papíron olvasható: "X úrtól Y peso összegét kaptam". Ily módon a fizetés állítólagos hiánya miatt a gázból esetlegesen jelentkező igény esetén a szolgáltatást bérlő személy fel tudja mutatni a nyugtát, amelyet annak kell aláírnia, aki spórolja a pénzt.
Különféle formátumú nyugták vannak. Bizonyos esetekben ugyanazt a nyugtát két példányban töltik ki, így marad egy másolat annak, aki fizet, másik pedig annak, aki megkapja a pénzt. Más esetekben a számla nyugtának szolgálhat.
A számla és a nyugta közötti különbség mindenesetre fontos, mivel a bizonylatok általában nem rendelkeznek adóértékkel, és nem működnek adóhoz kapcsolódó utalványként. Vannak más kapcsolódó kifejezések, amelyeket általában a nagyközönség szinonimaként is érzékel, bár a vállalkozónak tökéletesen meg kell értenie őket, hogy a lehető legnagyobb átláthatósággal és jogszerűséggel próbálják üzletüket folytatni.
A fizetési igazolás arra szolgál, hogy legitimálja, hogy Ön fizetett egy szolgáltatásért vagy termékért. Néha a költségvetési ellenőrzés funkciója is van.
Különböző típusok léteznek a formátumtól, ha regisztrált, és egyéb jellemzőktől függően:
- Számla vagy fizetés: az adatok a küldő és a címzett, a részleteket a termékek és szolgáltatások, egység, összesített árak, kedvezmények és adók.
- Jegy vagy jegy: ezeket általában egy pénzügyi nyomtató nyomtatja (ahol be van jegyezve) egy papírtekercsre (amelyet ezután manuálisan vagy automatikusan kivágnak), amelynek szélessége lényegesen kisebb, mint a számláké. Minden jegy automatikusan regisztrálódik a nyomtató memóriájában. Argentínában a költségvetési nyomtatóval rendelkezőknek kivétel nélkül ki kell nyomtatniuk a jegyeket (nincs minimális összeg).
- A fizetés igazolása vagy nyugtája: ott vannak a személy vagy vállalat javára kiállított csekk részletei, valamint a kiállított csekkel fizetett számlák vagy szolgáltatások részletei, ki üzemelteti, ki ellenőrzi, ki kapja meg ennek megfelelően a leírás, az átvétel dátuma, a számlák leírása (kifizetett számok), a teljes árak, a kedvezmények és az adók. Egy vállalat rögzíti, hogy az utalvány másolatában szereplő fizetések vagy az említett csekk kiállításával történt-e.
