Az utalvány olyan igazgatási dokumentum, amelynek segítségével az alany írásban jelzi, hogy tárgyakat vagy pénzt kapott kölcsönként. Fizetési ígéreteként használják, amely révén az adós fizetési kötelezettségvállalást köt hitelezőjével, bizonyos pénzösszegre, az ugyanazon dokumentumban meghatározott helyen és napon. Az utalványnak tartalmaznia kell: a dátumot, az adós nevét, a hitelező nevét, a kölcsönzött tárgyak vagy pénz mennyiségét, a kölcsönbe adott tárgyak adatait, beleértve a fizikai állapotot is, amelyben találhatók; végül az érintettek aláírása.
Az utalványok megfordításának módjai a következők:
- Rögzített dátum: akkor fordul elő, ha az utalvány egy adott napon lejár.
- A vázlat vagy a kibocsátás dátumának sikeres futamideje: ebben az esetben az utalvány lejár, miután az elfogadott idő eltelt a kibocsátás dátuma óta.
Cégekben, amikor egy alkalmazott pénzt vesz valamilyen anyagért vagy árucikkért, amely nincs raktáron a vállalatnál; vagy mivel előlegét szeretné fizetni a fizetéséhez, készpénz utalványt állítanak ki. Ezen az utalványon fel kell tüntetni: dátumot, összeget számban és betűben, a koncepció világos magyarázatát, az engedély aláírását, annak aláírását, hogy ki kapja a pénzt.
Ugyanígy az utalvány kifejezést kereskedelmi dokumentumként használják egy termék vagy szolgáltatás kifizetéséhez. Ez a fizetendő összeg teljes vagy részleges törlését jelentheti. A közös dolog az, hogy a kereskedelmi létesítmények utalványokat adnak vásárlóiknak, hogy megszerezzék a hozzájuk való hűséget. Ebben az esetben háromféle utalvány létezik:
- Gyártói utalvány: nagyon alkalmas promóciós módszer új termékek forgalomba hozatalához. Az ügyfelek készen állnak az új termékek kipróbálására, ha az ár alacsonyabb az ajánlottnál, sok intézmény elfogadja a gyártó által javasolt kedvezményt, amikor az ügyfél kiadja az utalványt.
- Forgalmazói utalvány: ez egy promóciós mechanizmus, amely azoknak az ügyfeleknek kedvez, akik már megvették a terméket. A kiskereskedő kiadja őket, hogy megtartsák ezeket a vásárlókat, és növeljék a vásárlásonkénti kiadásokat.
- Kamra utalvány: olyan segítséget nyújt, amelyet a vállalat a munkavállalóknak nyújt. Ezeket az utalványokat az autópiacokon fogyasztási cikkek váltják fel.
