Ez egyszerűen egy számlatervezet, amelyet a vevőnek elküldenek a részletekkel együtt, amelyeket később az eredeti számla tartalmaz, annak érdekében, hogy tájékoztassák a részleteket és megvárják jóváhagyásukat. A proforma számla nem általános dokumentum, hanem nyilatkozat arról, hogy az eladó elkötelezett-e bizonyos termékek vagy szolgáltatások vevő felé történő népszerűsítése mellett.
A legismertebbekkel ellentétben ezeket a számlákat nem az eladó követeléseként tartják nyilván, sem pedig tartozásként, vagyis nem tartoznak a vállalkozás könyvelésébe. Alapvetően egy kereskedelmi ajánlat, vagy adott esetben a számlatervezet szerepét tölti be, vevő-eladó megállapodásként, amely mindkettő között elkötelezettségként jön létre a végső ügylet megkötése előtt.
Egy másik használata, ami adott e számla meg a kereskedelmi szinten van, mint egy utalványt, amely meghatározza egy művelet, amely még nem fejeződött be, mivel az ügyfél nem kapott az árut, vagy fizetett érte. A közönséges számla különbségének részletezése érdekében a proforma egyértelművé teszi, hogy mi található ugyanabban a dokumentumban, amellett, hogy van egy másik numerikus sorozata, vagy egyszerűen nincs megszámozva, és nem helyettesíthető egy közönséges számlával. A jog területén ezt a számlát használják utolsó mondatként, hogy lehetővé tegyék egy jogi eljárás kialakulását. A maga részéről a nemzetközi kereskedelemben ezt a számlát akkor kell eljuttatni a vámhatósághoz, amikor a valódi nem áll rendelkezésre a szállítás idején.
A nyelvészet esetében két megállapított csoport létezik:
- Pronominal proforma: a legismertebb, főnévi mondat vagy adott esetben meghatározó kifejezés megadására szolgál.
- Nem pronominális proforma: nyelvünkben ilyen fogalom nem létezik, azonban olaszul, franciául vagy katalánul használják. Ennek feladata az elöljárószó helyettesítése, a nyelvtől függően eltérései és sajátosságai lehetnek.
A számlán a következő adatokat kell feladni:
- Dátum.
- Nevek.
- Az eladó-vevő üzleti okai.
- Az áru pontos megnevezése és mennyisége.
- Eladási ár és a mennyiség az áru.
- A fizetés formája és feltételei.
- A csomagolás típusa.
- Az áru szállítási feltételei.
- Nincs szükség hivatalos aláírásra.
- Ezeket az adatokat a kereskedelmi számlán lehet feladni, miután a vevő megerősítette a megrendelést.
