Az indexelés értetődő, mint a folyamat részletes leírását tartalmának egy írást vagy dokumentumot, főként kitermelésével kulcsszavakat, amelyek megfelelően képviselni a szöveget. Legfontosabb felhasználása, amikor a fájlokat egy visszakeresési rendszerben, szervezetben vagy raktárban kell lekérni vagy keresni, hogy csökkentse a keresési és terjesztési időt. Ezt az 1985-ben bevezetett ISO 5963 szabvány szerint moderálják. Konkrétan egyfajta indexet dolgoznak ki, amely minden dokumentumhoz segítséget nyújt, amely nemcsak a tartalomban tartalmaz nagy jelentőségű szavakat, hanem összefoglalókat is tartalmaz, valamint hogy a bontásvagy a téma elemzése. Hasonlóképpen, egy olyan politika irányítja, amely az alkalmazó intézménytől függően változhat, bár ezeket mindig a számukra szóló külön kézikönyvek mutatják be.
Mint sok folyamatban, ideértve a dokumentumok osztályozását és elemzését is, ez több szakaszból áll, amelyeket alaposan elolvasunk a dokumentumban található kérdésről; válassza ki a téma lényegi pontjait; bontsa le a választott fogalmakat meghatározott szavakkal, vagy helyezze át ellenőrzött szókincsbe; végül összefüggések jönnek létre a szövegből végül kivont kifejezések között. Ezért a szabad indexelés az a folyamat, amelyben egy összefoglalót mutatnak be a dokumentum kulcsfontosságú kifejezéseivel, azzal a különbséggel, hogy ezt az ellenőrzött szókincs alá helyezésének fázisában nem használják, de a szavakat javasolják a tevékenységet végző vagy közvetlenül a dokumentumból vett alany.
