Az indexelés automatikusan kinyeri az adatokat egy adott dokumentum vagy egy külső szövegsorozat készletéből, hogy teljes részletességet kapjon. Ezek az adatok származhatnak szövegből, akár képből és hangból is. Ezt a folyamatot egy számítógépes programon keresztül hajtják végre, amely az elemeket a korábban kialakított paraméterek sorozatát választja. Ez a folyamat nem más, mint kulcsszavakkal vagy kulcselemekkel történő besorolás, amelyek megkönnyítik a keresést hasonlóak nagy csoportja között.
Az automatikus indexelés elterjedt az emberi erőforrások és az adminisztráció között dolgozó szervezetek között. Nagy mennyiségű információt sorrendbe kell sorolni és besorolni, hogy azok helyzete pontos legyen mind az igénylő, mind a rendszer fenntartója számára.
Az adattárolás létfontosságú minden szervezet számára, nemcsak a múlt fenntartása érdekében, hanem a kiterjedt biztonságtámogatás érdekében is, hogy a dokumentumok tartalma igaz legyen, és hogy elveszés esetén legyen biztonsági másolat annak ellenőrzésére.
Az indexelők átalakítják az ellenőrzött nyelvet (leírók és tantárgyi címsorok), miután keresik és megtalálják megfelelőiket az indexelő nyelveken (tezaurusz, tantárgyi címsorlisták vagy alfabetikus leíró lista). Ily módon ezeket a leírásokat vagy a tárgyfejléceket használják e dokumentumok adatbázisokban vagy katalógusokban történő tárolására, valamint későbbi visszakeresésre. Ezért az indexelés általános célja az információk tárolása és visszakeresése.
